Desi traim in ceea ce specialistii afirma ”secolul vitezei”, in care comunicarea este adesea sinonima cu viteza, eficienta si acces instantaneu, este surprinzator pentru multi sa descopere ca numeroase business-uri continua sa se bazeze pe corespondenta fizica.
Un bun motiv este caracterul formal si tangibil al corespondentei fizice, care creeaza un sentiment de seriozitate, ceea ce lipseste comunicarilor digitale. Documentele juridice, contractele, facturile si notificarile oficiale sunt cele mai bune exemple de corespondenta care, desi pot fi transmise digital, sunt preferate in format fizic pentru a sublinia importanta si autenticitatea lor.
Dincolo de considerentele legale, corespondenta fizica contribuie si in construirea si mentinerea relatiilor de afaceri. Un document fizic (precum o scrisoare de multumire, o invitatie la un eveniment important sau un raport anual tiparit) poarta cu sine o ”greutate” simbolica ce comunica respect, angajament si atentie la detalii.
Desi viteza este un avantaj clar al comunicatiilor digitale, in fapt sunt ca o sabie cu doua taisuri - e-mailurile pot fi ignorate, pierdute in inbox-uri aglomerate sau marcate ca spam. In contrast, o scrisoare fizica, primita intr-un plic sigilat, atrage imediat atentia si primeste o mai atentie.
Cum se face trierea corespondentei la birou?
In primul rand, aceasta activitate incepe cu colectarea corespondentei. De obicei, corespondenta ajunge la birou prin mai multe canale: posta traditionala, serviciile de curierat sau livrarile directe de la parteneri sau clienti.
Odata ce corespondenta este colectata, urmatorul pas esential este deschiderea plicurilor si inspectarea continutului. Documentele care necesita o atentie speciala sau cele marcate ca fiind confidentiale trebuie tratate cu prioritate, pentru a preveni orice potentiala bresa de securitate.
Dupa deschiderea corespondentei, urmeaza procesul de clasificare, respectiv sortarea documentelor in functie de destinatie, tipul documentului si urgenta acestuia. De exemplu, facturile si documentele financiare ar trebui directionate imediat catre departamentul financiar, in timp ce corespondenta legata de resursele umane ar trebui sa ajunga la acest departament.
In companiile mari, cu volum de plicuri de corespondenta considerabil, documentele sunt sortate in corespondenta generala, documente legale, oferte comerciale, corespondenta interna, etc., ceea ce permite o gestionare mai eficienta a documentelor si faciliteaza accesul rapid la informatii atunci cand este necesar.
Un alt aspect important in trierea corespondentei este gestionarea documentelor care necesita raspunsuri sau actiuni suplimentare. Nu de putine ori, companiile si institutiile importante au un sistem de urmarire al corespondentei, care permite monitorizarea documentelor de la primire pana la arhivare. Acest sistem poate fi bazat pe tabele si foi de calcul sau integrat intr-un software de management al documentelor (DMS), care automatizeaza si simplifica procesele de trimitere, raspuns si arhivare a corespondentei.
Dupa ce documentele sunt sortate si distribuite, un ultim pas este arhivarea. Documentele care nu necesita actiuni imediate sau care au fost deja procesate trebuie pastrate intr-un sistem de arhivare bine organizat, pentru a fi disponibile pentru consultare ulterioara.
Cine se ocupa de trierea corespondentei?
In organizatiile mai mici, aceasta sarcina este gestionata de un singur angajat, care poate fi secretara, asistenta de birou sau managerul cu atributii multiple. Doar ca in aceste cazuri, persoana respectiva trebuie sa fie organizata, atenta la detalii si capabila sa gestioneze fluxul de documente in mod eficient.
In organizatiile mari, insa, trierea corespondentei este responsabilitatea unui departament dedicat - Departamentul de Administratie sau Departamentul de Resurse Umane. Acest departament nu se ocupa doar de trierea corespondentei, ci si de distribuirea acesteia catre departamentele sau persoanele responsabile din cadrul organizatiei.
