AWB (Air Waybill sau, in romana, scrisoare de transport aerian, dar termenul s-a generalizat pentru toate tipurile de transporturi) reprezinta documentul care contine toate datele despre colet: expeditor, destinatar, adresa, greutate, continut, coduri de urmarire si instructiuni speciale. Intr-un cuvant, este identitatea pachetului.

Cand un colet intra in sistemul unei companii de curierat, primul lucru pe care il face sistemul automat este sa citeasca informatiile din AWB (prin cod de bare sau prin cod QR), date care sunt mai apoi folosite pentru a directiona coletul catre depozitul potrivit, catre zona de livrare, si in final catre destinatarul corect.

Motiv pentru care vizibilitatea si pozitionarea corecta a AWB-ului sunt cruciale. Daca plicul care il contine este amplasat intr-un loc gresit (de exemplu, pe partea inferioara a coletului sau pe o zona curbata) scannerul automat nu il poate citi corect. Iar astfel, coletul poate fi scos din fluxul normal, verificat manual, ceea ce incetineste intregul lant de distributie.

Plicul port-document: rol, tipuri si caracteristici

Plicul port-document (numit uneori si ”plic de AWB”) este o folie autocolanta transparenta, special creata pentru a proteja documentele de livrare. De obicei, aceste plicuri port-document contin factura, declaratia vamala sau AWB-ul imprimat. Rolul este sa asigure protectia fizica a documentelor impotriva umezelii, a prafului si a uzurii si sa mentina vizibilitatea clara a datelor de identificare.

Unde se plaseaza?

Regula generala urmata de mai toate companiile de curierat (Fan Courier, Urgent Cargus, DPD, GLS, DHL, UPS, TNT sau Sameday) este clara: plicul port-document cu AWB-ul trebuie amplasat intotdeauna pe partea superioara a coletului.

Aceasta este partea cea mai vizibila si usor de accesat pentru curier, scanner si operatorii logistici. In plus, in fluxurile automatizate, benzile transportoare si camerele de citire sunt calibrate astfel incat sa identifice codurile de bare de pe partea superioara, nu laterala sau inferioara.

Dar AWB-ul trebuie si orientat corect: codul de bare sau codul QR trebuie sa fie pozitionat orizontal, in sensul de citire naturala, pentru a fi scanat rapid. Daca il aplici inclinat, vertical sau pe o suprafata curbata (de exemplu, pe o cutie cilindrica sau pe o punga voluminoasa), citirea automata poate esua.

Ce se intampla daca il pui altfel?!

Desi pentru clienti pare o greseala minora, situatia poate genera un lant de probleme. Daca AWB-ul este pus pe lateral, banda transportoare automata din depozit il poate ignora, iar coletul va fi scos din fluxul automat si trimis la verificare manuala, pierzand ore intregi din traseul de livrare.

In cazul transporturilor internationale, AWB-ul amplasat gresit poate incurca procedurile vamale, pentru ca inspectorii nu pot verifica rapid documentele. In unele cazuri, coletul poate fi retinut pentru clarificari.

Un alt risc este deteriorarea: pe lateral, plicul poate fi zgariat, desprins sau chiar rupt in timpul manipularii. Pe partea inferioara, poate fi murdarit, acoperit de etichete sau scotch, facand informatiile ilizibile.

Exceptii si cazuri speciale

Exista, totusi, situatii in care plicul port-document poate fi amplasat si in alte locuri, dar aceste exceptii sunt rare si strict reglementate. De exemplu, la coletele voluminoase sau cu forme neregulate (mobilier, echipamente tehnice), partea superioara poate fi greu accesibila. In astfel de cazuri, se recomanda aplicarea plicului pe partea cea mai plana si vizibila, ideal in apropierea centrului de greutate al coletului.

Pentru plicurile de curierat flexibile (cum sunt cele din plastic expandabil sau folie) se recomanda aplicarea documentului pe zona cea mai neteda, evitand cutele si marginile. DHL si UPS chiar mentioneaza in ghidurile logistice ca, in cazuri speciale, AWB-ul trebuie sa ramana ”pe o suprafata frontala, orientata catre directia de transport”.

Fan Courier precizeaza in ghidul sau oficial de ambalare ca ”eticheta de transport (AWB) trebuie lipita pe partea superioara, vizibila, a coletului, fara cute sau margini”. DPD si GLS folosesc o formulare similara, subliniind ca ”documentul de transport trebuie sa fie aplicat astfel incat codul de bare sa fie complet vizibil si orientat in sensul de citire normal”.

Chiar si in aceste cazuri, regula de aur ramane aceeasi: documentul trebuie sa fie complet vizibil si usor de scanat fara manevrarea coletului.