Ai pregatit coletul, ai verificat produsul, ai inchis cutia si ai lipit eticheta de transport. Dar ce faci mai departe, respectiv cum protejezi facturile si AWB-urile in timpul transportului?
Factura si AWB-ul sunt doua dintre cele mai importante elemente ale expedierii - AWB-ul il ajuta pe curier sa identifice traseul coletului, destinatarul, expeditorul si serviciul ales, iar factura ii poate fi necesara clientului, contabilitatii, firmei de curierat sau, in unele cazuri, pentru verificari administrative. Daca aceste documente se deterioreaza, se uda, se dezlipesc, se rup sau devin ilizibile, intregul proces de livrare poate fi afectat.
Daca AWB-ul nu mai poate fi scanat, coletul poate intarzia; daca datele destinatarului nu mai sunt lizibile, livrarea se complica. Daca factura ajunge deteriorata, clientul poate percepe intreaga comanda ca fiind tratata neglijent.
Factura are o alta functie, dar este la fel de importanta - confirma tranzactia, ajuta clientul sa verifice comanda si ofera un document util pentru evidenta. Chiar daca in multe situatii factura este trimisa si electronic, exista domenii in care documentul fizic inca este apreciat sau necesar. Daca vinzi produse catre firme, magazine, distribuitori sau clienti care au nevoie de documente pentru contabilitate, modul in care le livrezi spune multe despre profesionalismul tau.
Ce e de facut pentru a le proteja cat mai bine?
In primul rand, foloseste plicuri port document
Cea mai buna metoda prin care poti proteja facturile si AWB-urile in timpul transportului este sa folosesti plicuri port document, respectiv plicuri transparente (de obicei, autoadezive), concepute special pentru a fi aplicate pe cutii, pungi de curierat, paleti sau alte tipuri de ambalaje, cu rolul de a pastradocumentele curate, uscate, vizibile si bine fixate.
Un plic port document de buna calitate protejeaza hartia impotriva umezelii, prafului si murdariei, apoi impiedica ruperea documentului prin frecarea directa cu alte colete. In al treilea rand, pastreaza AWB-ul intr-o pozitie stabila, astfel incat sa poata fi scanat mai usor.
Pentru ca nu toate coletele au aceeasi suprafata, aceeasi greutate sau acelasi traseu, trebuie sa alegi plicul port document in functie de ambalajul folosit. Pentru cutii de carton, plicurile autoadezive clasice sunt, de obicei, suficiente, dar pentru pungile de curierat ai nevoie de plicuri flexibile, care sa reziste la indoire si miscare fara sa se dezlipeasca.
Daca expediezi produse voluminoase, paleti sau colete cu forme neregulate, pozitionarea documentelor devine si mai importanta. In astfel de cazuri, nu lipi AWB-ul intr-o zona care se poate freca puternic de alte suprafete sau care poate fi acoperita in timpul manipularii. Alege o parte vizibila, plana, usor accesibila pentru scanare.
Imprima documentele clar si rezistent
Chiar daca folosesti cel mai bun plic port document, documentul va fi inutil daca este imprimat neclar sau pe hartia nepotrivita. AWB-ul trebuie sa aiba contrast bun, linii clare si coduri de bare usor de scanat.
Daca folosesti o imprimanta cu toner verifica periodic nivelul cartusului si calitatea printului. Daca apar dungi, pete sau zone lipsa, inlocuieste consumabilele inainte sa trimiti colete importante. Daca folosesti imprimare termica, ai grija la calitatea rolelor de etichete. Etichetele termice slabe se pot decolora mai repede, mai ales daca sunt expuse la caldura, lumina puternica sau frecare. Pentru expedieri obisnuite, sunt practice, dar trebuie depozitate corect si aplicate cu grija.
In cazul facturilor, hartia simpla poate fi suficienta, dar conteaza sa fie curata, nesifonata si imprimata complet. Nu trimite facturi cu text taiat, margini lipsa sau informatii greu de citit. Clientul nu ar trebui sa ghiceasca valoarea, seria, data sau denumirea produsului. O factura clara transmite ordine si seriozitate.
Un obicei bun este sa verifici vizual fiecare AWB inainte de lipire. Nu dureaza mult, dar te poate scuti de retururi, intarzieri sau telefoane inutile. Uita-te la numele destinatarului, adresa, localitate, telefon si codul de bare. Daca observi o greseala inainte de predarea coletului, o poti corecta imediat. Daca greseala ajunge in sistemul de curierat, rezolvarea devine mai lenta.
Evita banda adeziva aplicata peste codurile de bare
Multi expeditori folosesc banda adeziva transparenta pentru a fixa AWB-ul pe colet. Totusi, aceasta varianta poate crea probleme daca banda este lucioasa, face cute, prinde bule de aer sau acopera codul de bare intr-un unghi care reflecta lumina. Scanerul poate citi mai greu informatia, iar coletul poate necesita procesare manuala.
Daca esti nevoit sa folosesti banda adeziva aplic-o doar pe margini, fara sa acoperi codul de bare, codul QR sau informatiile principale. Hartia trebuie sa ramana neteda, iar documentul sa fie fixat bine. Totusi, aceasta solutie ar trebui sa fie una temporara, nu o practica standard. Pentru un flux profesionist de livrare, plicurile portdocument sau etichetele autoadezive sunt mult mai potrivite.
Pozitioneaza AWB-ul in loc vizibil
Nu il lipi pe colturi, pe muchii, peste imbinarile cutiei sau in zone care se pot rupe la deschidere. Cea mai buna varianta este sa alegi o suprafata plana, curata si uscata. Pe o cutie dreptunghiulara, partea superioara este adesea potrivita, atata timp cat nu exista riscul ca alte colete grele sa frece direct documentul. Pe pungi de curierat, aplica AWB-ul pe zona cea mai neteda, fara cute. Daca punga este foarte flexibila, netezeste suprafata inainte de lipire, astfel incat codul de bare sa nu fie curbat sau intrerupt.
Ai grija si la orientare. AWB-ul ar trebui sa fie usor de citit fara ca agentul de curierat sa intoarca pachetul de mai multe ori. In depozite, viteza conteaza. Coletul trece rapid prin mainile mai multor persoane, iar informatiile trebuie sa fie accesibile dintr-o privire. O eticheta pozitionata logic reduce riscul de erori.
Daca trimiti mai multe colete catre acelasi destinatar, verifica atent sa nu inversezi AWB-urile. Aceasta este una dintre greselile care pot crea confuzie, mai ales cand produsele au dimensiuni asemanatoare. Pregateste coletele pe rand sau foloseste un sistem clar de asociere intre produs, factura si AWB. Cand lucrezi cu volume mari, ordinea conteaza mai mult decat viteza aparenta.
Protejeaza factura fara sa expui datele clientului
Factura nu trebuie tratata exact ca AWB-ul. AWB-ul trebuie sa fie vizibil pentru livrare, dar factura poate contine informatii care nu trebuie expuse oricui. De aceea, este recomandat sa o introduci in interiorul coletului sau intr-un plic opac, in functie de specificul livrarii. Daca trebuie sa fie pe exterior, foloseste un plic special care permite accesul controlat, nu expunerea completa.
Pentru magazinele online, o practica buna este sa trimiti factura electronic pe email si, acolo unde este necesar, sa incluzi o copie fizica in interiorul coletului. In acest fel, clientul primeste documentul chiar daca ambalajul exterior se deterioreaza. Totodata, reduci riscul ca valoarea comenzii sau datele comerciale sa fie vizibile in timpul transportului.
Tine cont de conditiile de transport
Coletul poate trece prin ploaie, frig, caldura, praf, stivuire, vibratii si manipulari repetate. Umezeala este unul dintre cei mai mari inamici ai documentelor. O simpla expunere la ploaie poate transforma o hartie neprotejata intr-o suprafata ondulata, patata sau ilizibila. Daca cerneala se intinde, datele pot deveni greu de citit. Daca hartia se rupe, codul de bare poate disparea partial.
Frecarea este un alt factor important. In masinile de transport si in depozite, coletele nu stau mereu perfect separate. Se ating, se imping, aluneca unele peste altele. Un AWB lipit direct pe cutie poate fi zgariat sau rupt. Un document protejat intr-un plic rezistent are sanse mai mari sa ajunga intact la destinatie.
Temperatura poate influenta adezivul. In sezonul rece, unele materiale se lipesc mai greu, mai ales daca ambalajele sunt depozitate in spatii neincalzite. In sezonul cald, anumite etichete sau plicuri de calitate slaba se pot dezlipi, mai ales pe suprafete lucioase sau prafuite. De aceea, este bine sa testezi consumabilele inainte sa le folosesti pe volume mari.
