In (aproape) orice afacere, angajatii se tem de un sigur lucru - inventarul! De prea multe ori, inceteaza sa mai fie o operatiune administrativa si incepe sa semene cu o cursa contra cronometru: sunt rafturi de verificat, cutii care trebuie deschise, produse care trebuie cautate intre zone, colegi care incearca sa-si aminteasca unde au fost mutate anumite articole si, inevitabil, apar diferente dintre ceea ce apare in sistem si ceea este fizic in depozit.
Problema nu este faptul ca ai multe produse. De cele mai multe ori, timpul se pierde cand intorci cutia pentru a gasi codul, citesti o serie de cifre, verifici daca ai tastat-o corect, cauti produsul in sistem, confirmi cantitatea si treci mai departe.
Mult mai simplu este cand adopti solutia etichetelor autoadezive cu coduri de bare! Aplicate corect si integrate intr-un proces simplu de scanare, ele transforma identificarea produsului dintr-o operatiune bazata pe citire si tastare intr-o actiune aproape instantanee. Scanerul citeste codul, sistemul recunoaste articolul, iar tu confirmi cantitatea sau continui direct catre urmatorul produs.
Inventarul manual, consumator de timp
Sa luam exemplul unui raft cu 200 de articole diferite. Daca fiecare produs este identificat manual trebuie sa gasesti denumirea sau codul, sa il compari cu informatiile din lista, sa introduci datele si sa verifici daca nu ai facut o greseala. Desi pierzi numai cateva secunde per articol, la 200 de articole ai consumat insa 40 de minute doar pentru identificare si inregistrare. Daca depozitul contine 5.000 de pozitii, aceeasi medie inseamna peste 16 ore de lucru.
Un cod de bare muta o parte importanta a acestei munci de la om la sistem. GS1 defineste codul de bare ca pe o reprezentare a informatiei care poate fi citita automat de un scanner si arata ca sistemele de identificare si captura automata a datelor sunt utilizate tocmai pentru imbunatatirea vitezei si preciziei introducerii informatiilor in sistemele informatice.
In loc sa citesti ”A4589327”, sa introduci manual sirul si sa verifici daca nu ai inversat doua cifre, scanezi eticheta. Daca sistemul este configurat corect, produsul este identificat imediat. Economisesti astfel nu doar timpul necesar tastarii, ci si timpul pierdut cu verificarea informatiei.
Chiar pot sa reduca timpul de scanare cu 50%?!
Daca un flux manual iti consuma in medie 14 secunde pe produs, iar scanarea reduce operatiunea la aproximativ sapte secunde, ai obtinut deja injumatatirea timpului. Nu pentru ca scannerul face inventarul in locul tau, ci pentru ca elimina activitatile care nu aduc valoare: citirea seriilor, tastarea, cautarea in sistem si corectarea erorilor de introducere.
GS1 enumera printre beneficiile standardelor de coduri de bare capturarea rapida si precisa a datelor, reducerea erorilor de identificare si posibilitatea automatizarii unor operatiuni din depozit.
In practica, procentul exact depinde de situatia ta. Daca folosesti deja un proces foarte eficient, este posibil sa economisesti 15%, 20% sau 30%. Daca pornesti de la tabele completate manual, produse fara identificare standardizata si cautari repetate in sistem, castigul poate depasi 50%.
Exemplul St. George Energy Services este relevant tocmai pentru aceasta diferenta de proces. Dupa introducerea codurilor de bare si a dispozitivelor mobile, organizatia a raportat o economie de 80% a timpului asociat inventarului. Cazul nu demonstreaza ca orice companie va obtine acelasi rezultat, dar arata cat de mare poate fi diferenta atunci cand un flux predominant manual este inlocuit cu unul bazat pe captura automata a datelor.
Cand scanezi codul, sistemul poate conecta produsul cu denumirea lui, SKU-ul, categoria, locatia, cantitatea, lotul sau alte informatii pe care ai decis sa le gestionezi. Daca scannerul citeste codul din prima, castigi cateva secunde. Daca trebuie sa il repozitionezi de patru ori, sa cureti eticheta sau sa introduci codul manual, avantajul incepe sa dispara.
Autoadezivul potrivit al etichetelor conteaza la fel de mult ca imprimarea
Poti avea un cod de bare perfect generat si un scanner performant, dar intregul sistem devine vulnerabil daca eticheta nu ramane unde ai aplicat-o.
Pentru carton curat si produse cu rotatie rapida, o eticheta standard din hartie poate fi suficienta. Pentru conditii mai dificile, ai putea avea nevoie de materiale sintetice sau de un adeziv conceput pentru temperaturi, suprafete sau conditii speciale.
Daca economisesti cativa bani alegand o eticheta nepotrivita, dar 5% dintre coduri devin imposibil de citit dupa cateva saptamani, costul real apare in timpul inventarului. Fiecare eticheta desprinsa inseamna identificare manuala. Fiecare cod deteriorat inseamna cautare. Fiecare produs identificat gresit poate genera o diferenta de stoc.
Daca lipesti codul intr-un loc diferit pe fiecare cutie, operatorul trebuie sa il caute. Uneori va roti produsul o data, alteori de trei ori. La finalul unei zile, aceste miscari se acumuleaza.
Stabileste o regula: codul se aplica intotdeauna in coltul din dreapta sus al fetei orientate spre culoarul de acces. Pentru cutii poti folosi doua etichete autoadezive pe laturi diferite atunci cand modul de stivuire nu permite sa prezici ce parte va ramane vizibila.
Mai putine greseli inseamna = mai putin timp pierdut cu verificarile
Viteza inventarului nu este determinata numai de cat de repede inregistrezi un produs, ci este influentata si de cate ori trebuie sa revii asupra informatiei.
Introducerea manuala este vulnerabila la greseli banale: o cifra omisa, doua caractere inversate, un produs cu o denumire foarte asemanatoare sau o cantitate introdusa in campul gresit.
Cercetarea academica a analizat de mult timp impactul inexactitatilor din evidentele de inventar. Un articol publicat in 2009 in European Journal of Operational Research de Evren Sahin si Yves Dallery arata ca diferentele dintre inventarul fizic si cel inregistrat in sistem pot produce costuri suplimentare si afecteaza deciziile operationale.
Autorii discuta inclusiv erori care pot aparea in procesele de captura a informatiilor bazate pe coduri de bare, ceea ce subliniaza o idee importanta: tehnologia reduce anumite categorii de erori, dar procesul trebuie in continuare proiectat corect.
Daca operatorul scaneaza produsul gresit, daca eticheta este asociata incorect in baza de date sau daca o unitate nu este scanata deloc, poti avea in continuare diferente. Avantajul este ca eliminarea introducerii manuale reduce una dintre cele mai repetitive surse de eroare si face procesul mai usor de standardizat.
Ce castigi dincolo de timp la inventar?
Cand fiecare articol poate fi identificat rapid, receptia devine mai simpla. Poti verifica marfa sosita prin scanare in loc sa introduci manual codurile. In timpul pregatirii comenzilor, poti confirma ca ai selectat produsul corect inainte sa il expediezi. La transferurile intre locatii, poti inregistra miscarile mai usor.
Acelasi principiu se aplica si activelor care nu sunt destinate vanzarii. Poti eticheta laptopuri, echipamente, unelte, mobilier sau dispozitive tehnice. La inventarul mijloacelor fixe, nu mai depinzi de o descriere precum ”laptop negru, departamentul financiar”. Scanezi identificatorul si vezi exact activul, persoana sau locatia asociata.
Cand procesul este consecvent incepi sa obtii si date mai bune. Iar datele corecte iti influenteaza deciziile. Daca stocul din sistem reflecta mai bine realitatea, poti comanda mai precis, poti observa mai rapid lipsurile si poti evita situatiile in care cumperi produse pe care, de fapt, le aveai deja intr-un colt al depozitului.
